Sair da planilha: como transformar o seu Excel em um sistema

Transformar planilha em sistema é levar o controle que hoje vive no Excel (pedidos, estoque, financeiro, comissões) para telas simples, com login, histórico e regras, que a equipe inteira usa sem quebrar fórmula. Você me manda a planilha e, em 24 horas, vê ela funcionando como sistema, com o seu logo.

Antes e depois

A planilha que só você entende vira uma tela que todo mundo usa.

Arraste a barra para comparar.

Depois

Cargas de hoje

Cargas lançadas12pelo celular do motorista
Comissão do mêsR$ 8.420calculada sozinha
Diesel por caminhão3,1 km/lmédia da frota
Carga 0412 · Talhão 7Entregue
Carga 0413 · Talhão 7Em rota
Carga 0414 · Talhão 3Carregando
Carga 0415 · Talhão 3Agendada
Antes
controle_FINAL_agora_vai (3).xlsxSalvo pela última vez: ?
LIGAR P/ CLIENTE!! só o João sabe mexer nessa aba

7 sinais de que a planilha passou do ponto

  1. Só uma pessoa entende o arquivo. Se ela falta, a empresa para.
  2. Existem duas versões "finais" e ninguém sabe qual vale.
  3. Uma fórmula quebrou e os números deixaram de fechar.
  4. Ninguém sabe quem mudou o quê, nem quando.
  5. O mesmo dado é digitado em dois ou três lugares.
  6. No celular, ela é impossível de usar.
  7. Para saber um número, você precisa perguntar para alguém.

Um sinal sozinho não é problema. Com três ou mais, é a planilha que está mandando na empresa.

Planilha ou sistema: o que muda na prática

PlanilhaSistema
Quem consegue usarQuem entende as fórmulasQualquer pessoa da equipe, cada uma com o seu acesso
ErrosUm clique apaga uma fórmulaCampos com regra: lançamento errado é barrado na hora
HistóricoNão existeFica registrado quem fez o quê e quando
No celularDifícil de ler e de preencherFeito para o celular
AvisosVocê precisa abrir para verO sistema avisa: vencimento, estoque baixo, pedido novo
NúmerosVocê monta o resumoO painel mostra sozinho
A passagem

Da planilha para o sistema, em quatro passos.

A sua planilha me mostra como a empresa funciona melhor do que qualquer reunião.

Mandar a minha planilha
  1. Hoje

    Você me manda a planilha.

    O arquivo, um print ou uma foto da tela. Se tiver dado sensível, pode apagar os nomes: o que eu preciso é das colunas.

  2. Em 24 horas

    Ela volta como protótipo.

    As suas colunas viram telas, com o seu logo. Você clica, testa e diz o que falta.

  3. Na implantação

    Os dados são levados para o sistema.

    Clientes, produtos e histórico saem da planilha e entram no sistema. Ninguém digita de novo.

  4. Em 15 dias

    A equipe passa a usar.

    Com as pessoas ensinadas. A planilha vira arquivo guardado.

Casos

Controles que saíram da planilha.

Corte e transporte de madeira

RT Madeiras

Quatro planilhas viraram um sistema.

Carga, talhão, comissão de cada funcionário e diesel ficavam em planilhas que só os donos entendiam. Se um viajava, parava. Hoje o motorista lança a carga no celular, a comissão calcula sozinha e o diesel aparece por caminhão.

CargasTalhõesComissãoDiesel
Peças para agricultura de precisão

AgroSystem

O orçamento saiu do escritório e foi pro campo.

Um aplicativo pros vendedores montarem o orçamento na frente do cliente, com o CRM junto. Está no ar há cerca de três anos e já passaram por ele milhões de reais em orçamentos.

App de orçamentoCRMVendedores de campo

Quando a planilha ainda resolve

Nem toda planilha precisa virar sistema. Se uma pessoa só usa, os lançamentos são poucos e ninguém depende dela para trabalhar, fique com a planilha.

O sistema passa a valer a pena quando o controle virou trabalho de equipe: mais de uma pessoa lança, alguém precisa consultar de fora do escritório, e um erro custa dinheiro.

Dúvidas

Perguntas de quem quer sair da planilha

Não. Os dados são levados para o sistema na implantação, e a planilha original continua com você.

Serve. Excel, Google Sheets ou caderno: o que importa é o controle que você faz, não onde ele está.

A tela é feita com as palavras e a ordem que a sua equipe já usa. Em geral é mais fácil do que a planilha, porque só aparece o que cada pessoa precisa fazer.

Sim. Relatórios podem ser exportados em planilha quando você precisar mandar para o contador ou analisar por fora.

O protótipo sai em 24 horas e a primeira versão do sistema entra no ar em 15 dias depois da proposta aprovada.

Depende do tamanho do controle. É projeto fechado: valor, prazo e o que será feito ficam definidos por escrito antes de começar. Ver a sua planilha como protótipo não custa nada.

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